Getting Things Done
Hij bestaat al een poosje, werd een bestseller in Amerika en is behalve de titel geheel in het Nederlands vertaald. Getting Things Done. Van al die boeken die wel over fondsenwerving gaan, is dit misschien wel het boek dat je dit jaar eerst zou moeten lezen.
Het is zoveelste boek dat belooft te helpen als je dreigt te verdrinken in je workload zou je denken. Niet waar. Auteur David Allen heeft naast het boek een workshop op YouTube en een simpel maar erg slim computerprogramma ‘Things’ om ons geheel uit de nood te helpen. Of het nou de stapel papier op het bureau is, je inbox, chatbox, sms of voicemail, of een collega die even langs komt met iets dat gedaan moet worden, alles vraagt onze aandacht. De grootste fout die we maken volgens Allen, is dat we denken dat we op alles wat er binnenkomt gelijk moeten reageren. Dat wordt ingegeven door de makkelijke manier waarop we even heen en weer mailen. Het grote gevaar is echter dat we alleen die dingen doen die het meest urgent zijn om de inbox maar zo leeg mogelijk te houden en dan is de dag ineens voorbij. Verder in de week komen we erachter dat we nauwelijks zijn toegekomen aan de dingen die we hadden willen en moeten doen. Ons hoofd wordt steeds voller en de tas met werk voor het weekend steeds zwaarder. Resultaat, verminderde productiviteit, terwijl we steeds roepen dat we het zo druk hebben. Controle kwijt In bijna elk beroep is er steeds meer vraag, maar zijn er minder middelen om de vragen voldoende te beantwoorden. Alles wat in ons hoofd zit zal, als het niet onmiddellijk wordt toevertrouwd aan een extern systeem (agenda, lijst, Things), ergens in ons onderbewustzijn blijven hangen. Met een vol hoofd functioneren we niet lekker, verliezen onze scherpte, zijn moe overdag en kunnen we ’s avonds niet slapen, omdat er zoveel dingen zijn blijven liggen. Alan zegt dat alles wat intern geheugen in ons hoofd gebruikt ‘stuff’ is. Onze geest maakt geen verschil tussen hoofd en bijzaken en het jaarverslag voorbereiden of de afspraak met de kapper staan genoteerd als even belangrijk. To-dolijsten stapelen zich op ons bureau en op losse papiertjes geschreven kattenbelletjes blijven in de jaszak zitten en eindigen
Projects YES Planning What is the Next Action? References Retrievable when required Review for actions Do it! If less than 2 minutes Stuff ‘in’ Trash If multi -step, what’s the succesfull outcome? What is it? Eliminate Incubate Is it Actionable? NO Someday maybe
Project plans
Delegate it For me to do specific to a day or time Defer it Calendar For me to do as soon as I can In communication system and track it on...
waiting for
Next actions
Next actions-Calls Next actions ‘to communicate’ Lists, etc.
in de stomerij. Of we werken in een organisatie met een collectieve gewoonte om interessante ideeën te laten liggen die naast de grote gangbare projecten, niet uitgevoerd kunnen worden door gebrek aan capaciteit en prioriteit. Zo lijden we onder het gevoel dat we niet alles kunnen doen wat we zouden willen of moeten doen. Controle terug Waar komen die negatieve gevoelens over onze overweldigende workload vandaan? Van teveel werk? Nee zegt Allen, er is altijd teveel werk; ze komen totaal ergens anders vandaan namelijk van niet gehouden afspraken met jezelf. We beloven onszelf een bepaalde klus te beginnen of klaar te hebben binnen een bepaalde tijd en we houden ons er niet aan.
Fondsenwerving
Het computerprogramma Things dat gebaseerd is op het boek, kan je gratis downloaden en uitproberen voor 15 dagen waarna je het kan aanschaffen voor $40: een aanrader! www.davidco.com
december 2009 / januari 2010
P.
11
Pagina 10
Daardoor blijven we onderhandelen met ons onderbewustzijn. Allen beschrijft vijf stadia om alle informatie die we per dag binnenkrijgen te stroomlijnen volgens vijf simpele stappen: het verzamelen van dingen die aandacht nodig hebben, het proces van wat die dingen betekenen en wat er mee te doen, het organiseren van de resultaten, evaluatie van de opties van wat we kiezen te doen. Kortom, alles dat in de inbox zit wordt bekeken voor wat het is. Kan je het binnen twee minuten rond krijgen? Gelijk doen. Kan je er niks mee? Hup, in de prullenbak. Wil je er misschien ooit nog eens iets mee doen? Berg het in de bak met lange termijn dingen. Dat is de eerste filter. Dan komen de dingen waarvan bekeken moet worden en besloten moet worden wat de volgende stap van actie zal zijn. Als het meer dan twee minuten gaat duren om het uit te voeren,
delegeer het of plan in je agenda wanneer je ze wel kan doen. De garage opruimen Allen geeft een geweldig voorbeeld om dat knaaggevoel kwijt te raken door opnieuw met jezelf te onderhandelen wanneer je de klus wél zal doen. Hij geeft het voorbeeld van de garage leegruimen. Iedere keer als je door de garage loopt denk je dat je hem eens goed moet leegruimen. Dat beloof je jezelf en doet het vervolgens nooit. Elke keer dat je nu door de garage loopt erger je je niet alleen aan het feit dat er zoveel rommel is, maar ook nog eens dat je je niet aan je afspraak hebt gehouden het op te ruimen. Een simpele oplossing is een nieuwe afspraak met jezelf te maken, bijvoorbeeld, ik ga de garage opruimen maar niet deze week. Als je dan door de garage loopt, denk je, “ik ga hem opruimen maar niet deze week”.
Anneke Hakman
De belangrijkste vraag in elke vergadering en in het evalueren van een project of klus die gedaan moet worden is, ‘wat is de volgende stap?’. Hoe vaak komen we zonder een helder actieplan uit een lange vergadering. Dan lurkt een oneindig gat tussen realiteit en wat er gedaan moet worden. Als we tot het laatste moment wachten met het nemen van een beslissing, verhoogt de druk dat ondoordacht handelen veroorzaakt en onnodige stress. Allen beaamt dat de slimste mensen de grootste uitstellers van beslissingen zijn en het makkelijkst in paniek raken en dus sneller het gevoel hebben overrompeld te zijn. Zit je in die groep? Lees het boek dan. Zit je niet in die groep? Dan zou ik het toch lezen. Anneke Hakman Getting Things Done, ISBN109052616264, www.bol.com.
EDMMEDIA
DIRECT SALES
DATA
TARGETING
Uw partner bij het vinden en behouden van donateurs
weknowconsumers
Pagina 12
Scoor meer met een online shop in uw maandbladen. Velen gingen u voor en publiceerden PDF-en online.
Fondsenwerving december 2009/januari 2010 Lees publicatie 5Home